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¿Qué es la gestión de cartera de proyectos?

Publicado por de junio 12, 2018

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Un informe publicado por la investigación de Gartner encontró que los proyectos de TI implementados en América del Norte generan hasta un 30 por ciento de desperdicio, una cifra que asciende a cientos de miles de millones de dólares al año. Si bien existen muchos mecanismos que generan desperdicio dentro de los proyectos, las organizaciones también pueden desperdiciar recursos al financiar los proyectos equivocados, aquellos con bajos beneficios, altos riesgos y cuyos resultados tienen efectos insignificantes en los objetivos estratégicos de la organización.

Para ayudar a reducir el desperdicio, las organizaciones están adoptando gestión de cartera de proyectos (PPM), un enfoque estratégico para la gestión de proyectos y recursos a nivel empresarial. PPM permite a las organizaciones analizar las solicitudes de proyectos actuales y futuras, identificar los proyectos que mejor avanzan en sus objetivos estratégicos, desplegar activos de manera eficiente y asignar recursos a los principales proyectos, y aumentar la visibilidad entre proyectos dentro de la organización.

Este artículo es un excelente punto de partida para aprender sobre PPM: aprenderá qué es PPM, cómo beneficia a las organizaciones que lo utilizan, cómo encaja con su paradigma existente para la gestión de proyectos y cómo empezar.

Proyectos, programas y carteras, ensamblados

La comprensión de la PPM eficaz comienza con un desglose de cómo funciona la gestión de proyectos a nivel organizacional. Los proyectos, programas y carteras forman una jerarquía organizativa de iniciativas en una organización; analicemos cada elemento individualmente y desarrollemos una definición de lo que se incluye.

En el entorno empresarial actual, las implementaciones de TI suelen estar orientadas a proyectos y giran en torno a la implementación exitosa de servicios, iniciativas o productos específicos que satisfacen una necesidad empresarial. Los gerentes de proyecto son responsables de aclarar los objetivos de un proyecto, dividir el proyecto en flujos de trabajo y asignar trabajo a sus equipos, planificar y rastrear cronogramas e hitos del proyecto, monitorear el perfil de riesgo del proyecto, administrar las relaciones interpersonales y los conflictos, y garantizar que El proyecto satisface sus objetivos financieros, de tiempo y comerciales.

Un programa es un grupo de proyectos relacionados que trabajan juntos para cumplir el mismo objetivo estratégico o beneficio comercial. Los gerentes de programa suelen estar a cargo de varios proyectos a la vez, pero desde una perspectiva de nivel superior. Pueden pasar menos tiempo asegurando el éxito de cada proyecto individual y más tiempo asegurando que los objetivos estratégicos generales del negocio se cumplan con la suma de los resultados de todos los proyectos en el programa. Los gerentes de programa pueden supervisar un grupo de gerentes de proyecto asignados a los proyectos específicos que controlan.

En la parte superior de la jerarquía están las carteras. Una cartera contiene varios programas, a menudo cada uno con su propio administrador de programas, y cada uno contiene varios proyectos que pueden tener asignados administradores de proyectos. La gestión de la cartera de proyectos puede ser realizada por una persona o por una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), un departamento completo cuyo objetivo es identificar y asignar recursos a los proyectos y programas que mejor satisfagan los objetivos estratégicos de la organización.

Siga leyendo para conocer las tareas clave que hacen que PPM sea efectivo para las organizaciones.

Las PPM evalúan los beneficios, los riesgos y los costos para priorizar proyectos

Para asignar recursos de manera efectiva, los PPM utilizan experiencia, tecnología y métodos especializados para determinar la viabilidad, la eficiencia y el impacto de los posibles proyectos y proyectos en la cartera actual. Los gerentes de cartera de proyectos miran los proyectos y hacen las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo beneficiará la organización la finalización exitosa de este proyecto?
  • ¿Cómo avanzará exitosamente este proyecto para avanzar los objetivos comerciales de la organización?
  • ¿Cómo beneficiará la finalización exitosa de este proyecto a otros grupos que trabajan en otros proyectos en la organización?
  • ¿Qué riesgos están asociados con el proyecto?
  • ¿Qué activos deben desplegarse para garantizar la finalización exitosa de este proyecto?
  • ¿Cuánto costará el proyecto?

Estas ideas capturan las preguntas generales asociadas con un análisis PPM exitoso de un proyecto, pero el análisis puede ser mucho más detallado cuando los objetivos organizacionales están claramente definidos, lo que impulsa un conjunto común de criterios ponderados para evaluar la viabilidad y el impacto de los proyectos.

A través de estas evaluaciones, las organizaciones pueden priorizar los proyectos que proporcionan el mayor beneficio y evitar proyectos que son de alto riesgo, demasiado costosos o que no se alinean con los objetivos de la compañía cuando se completan.

PPM facilita la visibilidad entre proyectos para ejecutivos

Una gran lucha para las grandes organizaciones es la falta de visibilidad entre los equipos del proyecto y entre ellos. Los gerentes de alto nivel no pueden asignar recursos de manera eficiente en forma de capital humano o físico sin información específica sobre las necesidades de cada departamento. Las soluciones PPM proporcionan paneles intuitivos donde los ejecutivos pueden seguir el progreso del proyecto en toda la organización en tiempo real.

La visibilidad mejorada del proyecto permite un mejor monitoreo del proyecto en toda la organización y puede ayudar a los gerentes a abordar posibles fuentes de demoras antes de que se conviertan en fallas críticas.

La visibilidad entre proyectos es crucial para la asignación efectiva de recursos por parte de la PMO y por los mismos gerentes. Cuando los ejecutivos de PMO carecen de visibilidad de los proyectos en curso en una organización, a menudo asignan demasiados proyectos de bajo impacto a equipos que ya tienen demasiados proyectos. Este es especialmente el caso cuando no hay un marco accesible para evaluar el impacto y la viabilidad de los proyectos y determinar qué recursos están disponibles para completarlos.

La implementación de demasiados proyectos sin importancia conduce a una situación en la que los miembros del equipo están sobrecargados de trabajo y sobredimensionados: están involucrados en demasiados proyectos que no importan y sin prioridades claras que se alineen con los objetivos organizacionales, su éxito y el éxito de la empresa. , se deja esencialmente al azar. El software PPM ayuda a garantizar que los recursos de la organización se asignen de manera eficiente a los proyectos que tienen un impacto real.

PPM impulsa el crecimiento empresarial mediante la gestión de la demanda del proyecto

Cuando se les pide a los gerentes de proyecto o gerentes de programa que implementen proyectos sin la participación de un PPM, el impulso hacia el éxito que existe en todos los departamentos de una organización a veces puede convertirse en su peor enemigo. Sin una adecuada visibilidad entre proyectos, es imposible para los gerentes en departamentos separados contextualizar el impacto organizacional de sus cargas de proyectos separadas.

Como resultado, los objetivos de la organización se dejan de lado y se olvidan, y la empresa se atasca con demasiados gerentes trabajando para alcanzar las metas de su departamento, pero no de manera eficiente y al unísono con otros grupos. PPM debería impulsar la colaboración entre grupos unificando la organización bajo un conjunto de objetivos estratégicos claramente definidos y coordinando la asignación de recursos entre proyectos para lograr mejor esos objetivos.

Con un sistema PPM completamente implementado, los líderes de departamento y los gerentes de programas que desean emprender nuevos proyectos o reclutar nuevos recursos para su equipo pueden enviar sus solicitudes de proyectos a la oficina de PMO para su revisión. Esto garantiza que cualquier nueva iniciativa que la organización elija financiar se haya evaluado adecuadamente para sus riesgos y beneficios, y pueda ser rechazada o aprobada y priorizada adecuadamente.

PPM abre la puerta para que las organizaciones acepten más propuestas de proyectos de sus gerentes principales, prioricen las mejores ideas y avancen con proyectos que tengan el mayor impacto posible.

Conclusión

En esencia, la gestión de la cartera de proyectos consiste en desplegar eficientemente los recursos entre departamentos, programas y proyectos de la manera que mejor sirva a los objetivos estratégicos generales de la organización. Los gerentes de cartera efectivos usan un cuadro de mando integral para evaluar los proyectos de riesgo, beneficios y costos, luego asignan recursos a aquellos proyectos que prometen brindar el mayor beneficio general a la organización. PPM también es una metodología de seguimiento que se utiliza para medir el estado actual de los proyectos, evitando demoras y evitando pasos en falso en el camino hacia la entrega del proyecto.

En definitiva, PPM se trata de producir mejores resultados de proyecto. 

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