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4 resoluciones que los gerentes de activos de TI deben mantener en 2017

Publicado por de enero 09, 2017

4 Resoluciones que los administradores de activos de TI deben saber mantener en 2017

Nota del editor: Comenzamos 2017 con una serie sobre la resolución de Año Nuevo para los líderes de TI. En esta publicación, el Director de Gestión de Productos ITAM de Cherwell se pone en la piel de un Gerente de Activos de TI en conflicto. Siga leyendo para descubrir los desafíos a los que se enfrenta nuestro hipotético Asset Manager, así como las mejores formas de resolverlos. Póngase al día con todas las entradas de nuestra serie Resolución de año nuevo:

Es el día de Año Nuevo de 2017, y mientras mi familia juega afuera, pienso en mis propósitos para el trabajo. Quizás un poco de experiencia ayude: el año pasado fui contratado por una empresa global para administrar sus activos de TI. Al asumir esta función, mi objetivo era evaluar las prácticas de gestión de activos de software y TI de mi organización y elaborar un plan para cambiar y crear un mejor proceso en el futuro.

Lo primero que aprendí es que no existían procesos para el cumplimiento de las licencias de software y la gestión de activos de software. Luego, descubrí que no había un presupuesto planeado para 2016 para obtener las herramientas o el personal necesarios para implementar un plan. Mi descubrimiento final fue que no hubo aceptación de otros departamentos o partes interesadas clave para implementar un nuevo conjunto de procesos de gestión de activos que se basan en las mejores prácticas de la industria. Adquisiciones no lo veía como su problema, y ​​el enfoque principal de TI era llevar el software y el hardware a los usuarios lo más rápido posible. No había mandato a nivel C para participar.

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Las consecuencias de no hacer nada son sombrías

La imagen no parecía especialmente prometedora, pero estaba más que dispuesto a seguir adelante. De repente, el fabricante de software A nos notificó que querían auditar nuestras licencias de software. Todo el mundo me miró para solucionar este problema. Reuní los derechos de licencia que pude encontrar, utilicé algunas herramientas de inventario que eran insatisfactorias y finalmente cedí y permití que el proveedor ejecutara scripts en nuestra red para recopilar información precisa de instalación de software. Después de una auditoría de cuatro meses, debíamos $ 100,000 por las licencias que habíamos implementado sin comprarlas. Esto no fue tan malo en el gran esquema de las cosas, ya que el proveedor fue amigable y no impuso multas si seguíamos adelante anualmente.

Desastre evitado! O eso pensé.

Dos semanas después, el fabricante de software B nos notificó que deseaba auditar nuestras licencias de software. Esto no terminó tan bien. El paquete de software tiene licencia por escritorio y cuesta en promedio unos 200 dólares por escritorio. Habíamos autorizado 3,000 copias. Sin embargo, alguien en TI —haciendo lo que pensaba que era mejor, sin duda— en algún momento había decidido hacer que este paquete de software formara parte de nuestra imagen predeterminada implementada con cada escritorio nuevo. Por lo tanto, habíamos implementado este paquete de software en 25,000 computadoras y le debíamos al fabricante de software B $ 4,400,000 en costos de licencia. Durante seis meses de negociaciones, nuestros abogados finalmente pudieron reducir el dinero adeudado por las licencias a $ 1.5 millones (más una multa de $ 500,000 por implementar una licencia que no se compró) y negociaron un trato para evitar que esta información se hiciera pública.

¿Salió algo bueno de esto? ¡Si! Ahora, tengo el presupuesto y la aceptación de nivel C para iniciar un proceso de gestión de activos reflexivo e integral necesario para garantizar que 2016 no vuelva a suceder.

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Al mirar hacia el próximo año, mis resoluciones de Año Nuevo son claras: puedo evitar los gastos y la ansiedad de 2016 creando un proceso, movilizando a mi equipo y encontrando una herramienta para apoyar tanto a los procesos como a las personas. Aquí está mi lista de golpes para el año que viene:

1. Desarrollar procesos de gestión de activos a prueba de balas.

Para fin de año, estandarizaré las pautas y políticas de adquisiciones para rastrear los derechos y estableceré una política de aprobación y un método para verificar los derechos disponibles antes de que se implemente el nuevo software. El seguimiento de los derechos no es todo el proceso, pero si puedo lograr esta pieza, tendré un gran comienzo.

2. Defina las partes interesadas clave y los propietarios del proceso desde el comienzo del proceso hasta el final, para que sepa quién es el propietario de las compras, el cumplimiento, las implementaciones, etc.

Para fin de año, estará claro quién hace qué. Dispondré de un flujo de trabajo para que quede claro qué empleados están a cargo de implementar el software; esto ayudará a evitar errores costosos, como los que ocurrieron el año anterior.

3. Implementar herramientas de gestión de activos "reales" para respaldar los procesos.

Necesito herramientas que puedan normalizar a los fabricantes, identificar correctamente el software, las suites de software, los componentes de las suites y qué software requiere una licencia comprada, y conciliar los derechos con lo que se ha implementado en mi entorno. Finalmente, la herramienta debe poder proteger a mi organización contra el gasto excesivo en software que no se está utilizando, lo que significa que necesitaré una herramienta que pueda recopilar datos de uso de software. (Cuando nos auditaron, descubrimos software instalado en máquinas que muy probablemente no se estaba utilizando. Dado que los usuarios se mostrarán reacios a renunciar a sus licencias, necesitamos datos de uso para confirmar si realmente se están utilizando). Y, por supuesto, Todas estas herramientas deben ser fáciles de usar y no llevar meses implementarlas. Eso no es todo lo que necesito de mi nueva herramienta, pero por supuesto, caminar es antes que correr, y este es un buen comienzo.

4. Utilice los datos de activos de TI para ayudar con otros procesos en la empresa.

Por ejemplo, si puedo enviar datos de uso a mi herramienta ITSM, podré crear flujos de trabajo automatizados para eliminar el software que no se está utilizando. También podré extender la información de derechos a mi equipo de TI, para que sepan si hay licencias disponibles antes de implementar paquetes de software para los usuarios. Cualquier razonablemente bueno Gestión de activos de TI La herramienta también recopila información sobre los usuarios que han iniciado sesión en una computadora y / o los servicios que se ejecutan en ella; esta información también puede ser invaluable para los técnicos de TI. Un último objetivo: reuniré a otras partes interesadas en la sala para mostrarles el tipo de datos que proporciona mi solución de gestión de activos; sin duda encontraré a otras personas fuera de mi equipo inmediato que encuentren valor en la información.

Estas resoluciones representan solo el comienzo de mi viaje hacia un programa integral de gestión de activos. Sin embargo, sentarán las bases para el éxito y me ayudarán a evitar costosos simulacros de incendio relacionados con la auditoría, al tiempo que simplificarán los flujos de trabajo y agregarán valor a toda la empresa.


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